Cara Mengurus Dokumen Ekspor Secara Legal dan Efisien
PTGIDERVIN.COM – Cara mengurus dokumen ekspor menjadi hal krusial bagi eksportir pemula maupun profesional. Tanpa kelengkapan administrasi, proses pengiriman dapat tertunda bahkan gagal.
Agar tidak terjadi hambatan, dokumen ekspor harus dipersiapkan secara sistematis dan sesuai aturan. Dengan pemahaman yang tepat, seluruh tahapan dapat berjalan efisien.
Pentingnya Dokumen Ekspor dalam Proses Pengiriman
Dokumen ekspor bukan sekadar formalitas. Berkas ini membuktikan legalitas pengiriman, mempermudah pelacakan, serta menghindarkan dari denda atau penolakan barang.
Selain itu, kelengkapan dokumen menentukan kecepatan pembayaran, keamanan logistik, dan validasi kualitas produk oleh negara tujuan.
Jenis Dokumen Ekspor yang Harus Disiapkan
Sebelum mengirim barang, eksportir wajib melengkapi dokumen berikut:
1. Invoice Komersial
Pertama, Dokumen ini mencantumkan informasi transaksi secara detail, seperti harga, kuantitas, dan identitas pihak yang terlibat.
2. Packing List
Kedua, Dokumen ini berisi rincian kemasan dan jenis barang. Packing list digunakan saat pemeriksaan fisik oleh otoritas pelabuhan.
3. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Ketiga, PEB harus dikirim melalui sistem CEISA DJBC. Dokumen ini menjadi dasar pengeluaran barang dari wilayah pabean.
4. Bill of Lading / Airway Bill
Disediakan oleh perusahaan pelayaran atau kargo udara, dokumen ini berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang selama pengiriman.
5. Certificate of Origin (COO)
COO membuktikan bahwa barang berasal dari Indonesia. Beberapa negara tujuan meminta COO sebagai syarat untuk bea masuk preferensial.
6. Dokumen Teknis Tambahan
Untuk produk pertanian atau pangan, diperlukan dokumen seperti phytosanitary certificate, hasil uji laboratorium, atau surat izin teknis.
Baca Juga: Jasa Ekspor Undername Solusi Legal Ekspor Tanpa Urus Perizinan
Langkah-Langkah Mengurus Dokumen Ekspor
Agar proses tidak tersendat, ikuti alur berikut secara berurutan:
1. Persiapkan Legalitas Perusahaan
Pastikan perusahaan telah memiliki NIB, API, dan NIK. Semua data tersebut digunakan dalam pengisian PEB dan pendaftaran logistik.
2. Terima Purchase Order dari Buyer
Purchase Order menjadi bukti resmi permintaan barang dari pembeli luar negeri. Data dari PO akan digunakan untuk menyusun invoice dan packing list.
3. Susun Invoice dan Packing List
Hindari kesalahan penulisan data. Periksa kembali rincian produk, nilai transaksi, serta alamat pengiriman agar tidak menimbulkan kendala saat verifikasi.
4. Ajukan PEB melalui CEISA
Gunakan akun perusahaan untuk masuk ke sistem CEISA. Lengkapi kolom sesuai invoice dan packing list, lalu kirim untuk persetujuan petugas.
5. Urus Certificate of Origin
Ajukan permohonan ke Dinas Perdagangan atau KADIN. Setelah data lolos verifikasi, pihak berwenang umumnya mengeluarkan dokumen ini dalam waktu 1–2 hari kerja.
6. Koordinasikan dengan Jasa Ekspedisi
Kirim semua dokumen kepada freight forwarder. Setelah itu, pihak ekspedisi akan menerbitkan Bill of Lading atau Airway Bill.
7. Kirim Barang dan Dokumen ke Pembeli
Setelah proses logistik terjadi, selanjutnya kirim dokumen fisik atau digital ke buyer. Untuk pencairan pembayaran via L/C atau T/T membutuhkan dokumen ini.
Dasar Hukum Pengurusan Dokumen Ekspor
Pengurusan dokumen ekspor ada dalam beberapa regulasi, di antaranya:
- PMK Nomor 155/PMK.04/2021 menetapkan tata cara pengajuan dan pengelolaan pemberitahuan pabean untuk ekspor.
- PER-11/BC/2020 mengenai Tata Cara Penyampaian PEB secara Elektronik
Dengan memahami kedua aturan ini, eksportir dapat menjalankan prosesnya secara sah dan minim risiko.
Rekomendasi Layanan Pengurusan Dokumen Ekspor
Untuk pelaku usaha yang kesulitan menyusun dokumen secara mandiri, layanan profesional bisa menjadi solusi. PT. Gidervin Berkah Abadi layak menjadi salah satu mitra terpercaya dalam kegiatan ekspor-impor.
Perusahaan ini berpengalaman dalam pengurusan dokumen ekspor berbagai sektor, dari garmen hingga produk hortikultura. Layanannya membantu mempercepat proses tanpa melewati jalur ilegal atau berisiko.
FAQ Cara Mengurus Dokumen Ekspor
1. Apa itu PEB dan bagaimana mengajukannya?
Setiap proses ekspor mewajibkan eksportir menyiapkan dokumen PEB sebagai syarat pengiriman barang. Pengajuannya harus secara online melalui CEISA.
2. Apakah semua ekspor memerlukan COO?
Tidak semua, tetapi membutuhkan COO jika negara tujuan meminta pembuktian asal barang untuk keperluan bea masuk.
3. Berapa lama pengurusan dokumen ekspor?
Jika semua data tersedia, prosesnya bisa selesai dalam 3 hingga 5 hari kerja.
4. Apakah packing list dan invoice harus berbeda?
Ya, keduanya memiliki fungsi berbeda. Packing list menggambarkan rincian kemasan barang, sedangkan invoice mencatat detail transaksi.
5. Mengapa perlu menggunakan jasa pengurusan dokumen?
Karena dokumen ekspor sangat teknis, banyak eksportir memilih jasa profesional agar proses lebih cepat dan minim kesalahan.
Kesimpulan Cara Mengurus Dokumen Ekspor
Eksportir menggunakan pengelolaan dokumen ekspor sebagai strategi penting untuk menjamin pengiriman dan pembayaran internasional berjalan lancar.
Dengan menyiapkan dokumen seperti PEB, COO, dan invoice secara benar, dapat menekan resiko secara signifikan. Bantuan dari pihak profesional seperti PT. Gidervin Berkah Abadi juga terbukti memperlancar proses, terutama untuk eksportir pemula.
